מילון מהיר · בעברית פשוטה
סוגי מסמכים בעסק
לא כל מסמך הוא חשבונית.בואו נעשה סדר.
חשבונית מס, חשבונית זיכוי, חשבונית מס-קבלה, תעודת משלוח, תעודת החזר, קבלה — כל מסמך מתעד שלב אחר בעסקה, וכל אחד משפיע אחרת על המע״מ וההוצאות שלכם. קלקליט מזהה אוטומטית את הסוג ומטפלת בו לפי הכללים.
סוגי מסמכים נפוצים
חשבונית מס
המסמך הקלאסי שמלווה רכישה.- מתי משתמשים
- ספק שהוא עוסק מורשה מנפיק חשבונית מס בעקבות עסקה — ההוצאה מוכרת לצרכי מס תשומות, והמע״מ ניתן לקיזוז.
- איך קלקליט מטפלת
- קלקליט מזהה אוטומטית את פרטי החשבונית: שם הספק, מספר ח.פ. / עוסק מורשה, סכום לפני ואחרי מע״מ, מספר חשבונית ותאריך — בלי הקלדה ידנית.
דוגמה: ספק דלק שולח חשבונית מס חודשית עם כל התדלוקים של הצי.חשבונית זיכוי
חשבונית הפוכה — מבטלת או מקזזת חשבונית קודמת.- מתי משתמשים
- כשספק מחזיר כסף (למשל החזרת סחורה, ביטול עסקה, או טעות חיוב), הוא מוציא חשבונית זיכוי. ערכה שלילי וצריך לקזז אותה מחשבונית המס המקורית.
- איך קלקליט מטפלת
- קלקליט מזהה את המסמך כחשבונית זיכוי ומסמנת אותו כסכום שלילי בייצוא, כך שהנה"ח מקבל את הקיזוז מוכן. המסמך מוצג באדום עם סימן מינוס לאורך כל המערכת — בתור, באישורים ובכרטיס המסמך — כך שרואים מיד שהסכום בקיזוז מול החשבונית המקורית.
דוגמה: החזרתם פריט פגום לספק — הוא מוציא חשבונית זיכוי על הסכום, וקלקליט תזהה ותעביר אותה כקיזוז.חשבונית מס-קבלה
שני מסמכים בלחיצה אחת.- מתי משתמשים
- מסמך משולב שמשמש גם כחשבונית מס וגם כקבלה — מתאים כשהתשלום מתבצע באותו רגע של העסקה (מזומן, אשראי, העברה מיידית). חוסך לספק להפיק שני מסמכים נפרדים.
- איך קלקליט מטפלת
- קלקליט מחלצת את אותם שדות שהיא מחלצת מחשבונית מס רגילה — שם הספק, ח.פ., סכום, מע״מ, תאריך. בקרוב, כאשר נזהה שהמסמך כולל גם קבלה, ההוצאה תסומן אוטומטית כשולמה לפי אמצעי התשלום שצוין, בלי שתצטרכו לרשום קבלה נפרדת.
דוגמה: סופרמרקט נותן חשבונית מס-קבלה ברגע שמשלמים — אין שלב נפרד של 'אישור התשלום אחר כך'.קבלה (בלבד)
אישור שהתשלום בוצע — לא תיעוד של העסקה.- מתי משתמשים
- קבלה לבדה (בלי המילה 'חשבונית') יוצאת בדרך כלל מעוסק פטור. אין מע״מ לקיזוז, וההוצאה נרשמת בסכום מלא בלי הפרדה לתשומות.
- איך קלקליט מטפלת
- קלקליט מחלצת מהקבלה את שם הנותן, התאריך והסכום הכולל. אין שורת מע״מ נפרדת — הנה"ח יזהה לפי המסמך שמדובר בעוסק פטור.
דוגמה: פרילנסר עוסק פטור (מאמן עסקי, יועץ קטן) — הוא רשאי להוציא קבלה בלבד, בלי מע״מ.תעודת משלוח
מלווה את הסחורה — לא את הכסף.- מתי משתמשים
- כאשר ספק שולח סחורה ללקוח, מומלץ לצרף תעודת משלוח המציינת את הכמויות ופרטי המוצרים הנכללים בה. לאחר הפקת תעודת המשלוח, יש להפיק חשבונית מס.
- איך קלקליט מטפלת
- הלקוח סורק את תעודות המשלוח לקלקליט. בקרוב — כשחשבונית המס מהספק תגיע בהמשך, קלקליט תזהה את תעודת המשלוח המתאימה ותקשר ביניהן אוטומטית, כדי שלא ייווצרו חיובים כפולים על אותה סחורה.
דוגמה: ספק חומרי גלם מספק סחורה שבועית עם תעודת משלוח, ושולח חשבונית מס מרוכזת בסוף החודש.תעודת החזר לספק
ההיפך מתעודת משלוח.- מתי משתמשים
- כשמחזירים סחורה לספק (פגומה, חורגת מהזמנה, או לא מתאימה) — מוציאים תעודת החזר. היא מתעדת את ההחזרה ומשמשת בסיס לחשבונית זיכוי שתגיע מהספק.
- איך קלקליט מטפלת
- תוכלו לסרוק את תעודת ההחזר לקלקליט יחד עם שאר המסמכים של אותו ספק. בקרוב — תעודת החזר תוצמד אוטומטית לתעודת המשלוח המקורית, וכשחשבונית הזיכוי תגיע, הקיזוז יתבצע בשרשרת אחת.
דוגמה: קיבלתם 100 יחידות אבל 5 פגומות — תעודת החזר על 5 + ציפייה לחשבונית זיכוי תואמת.הצעת מחיר
עוד לא עסקה — כבר מסמך.- מתי משתמשים
- ספק שולח הצעת מחיר לפני שהעבודה מתחילה. היא לא מחייבת תשלום ואינה מסמך חשבונאי, אבל היא הבסיס להזמנה ולחשבונית שיגיעו אחריה — וכדאי שתהיה מתויקת במקום שאפשר למצוא אותה.
- איך קלקליט מטפלת
- קלקליט מזהה הצעת מחיר, מחלצת את שם הספק, מספר ההצעה, התאריך והסכום, ומתייקת אותה בקלסר 'הצעות מחיר' — מחוץ למסלול התשלום, כך שהיא לא תיכנס בטעות לרשימת ההוצאות לתשלום.
דוגמה: קיבלתם שלוש הצעות לשיפוץ המשרד — כולן נשמרות בקלסר אחד, מול החשבונית שתגיע בסוף.תעודת הזמנה
מה סוכם, לפני שהסחורה יצאה.- מתי משתמשים
- תעודת הזמנה מתעדת מה הוזמן מהספק ובאיזה מחיר. אצל עסקים קטנים היא לא פעם פתק בכתב יד או הודעת וואטסאפ — ועדיין זה המסמך שמולו בודקים אחר כך את המשלוח ואת החשבונית.
- איך קלקליט מטפלת
- קלקליט מזהה גם הזמנה מודפסת וגם הזמנה בכתב יד, מחלצת את הספק, מספר ההזמנה, התאריך והסכום, ומתייקת אותה בקלסר 'הזמנות' בלי להיכנס למסלול התשלום.
דוגמה: מנהל המטבח כותב רשימת הזמנה בכתב יד ומצלם אותה לוואטסאפ — היא נקלטת מסודרת ומתויקת.חוזה
לא נכנס להנה"ח — ועדיין קריטי.- מתי משתמשים
- הסכם התקשרות, הסכם שירותים או חוזה שכירות. אין בו מספר חשבונית ואין סכום לתשלום, אבל צריך למצוא אותו בדיוק ברגע שמתעורר ויכוח.
- איך קלקליט מטפלת
- קלקליט מזהה חוזה ומתייקת אותו בקלסר 'חוזים', בנפרד מההוצאות. הזיהוי לפי מילות מפתח מכוון למסמך שאין בו מספר מסמך וסכום — חוזה שמודפס בו מחיר עלול להיקלט כחשבונית, ואפשר לשנות לו סוג בלחיצה. בעסקי רכב אפשר לשייך את החוזה לרכב מסוים ישירות מהוואטסאפ.
דוגמה: הסכם שכירות למשרד — מתויק בקלסר החוזים, לא בהוצאות החודש.רשיון רכב
העיקר בו הוא התאריך.- מתי משתמשים
- כל רכב בבעלות העסק או בליסינג מחזיק רשיון עם תאריך תוקף. רשיון שפג הופך את הנסיעה לעבירה ואת הביטוח לבעייתי.
- איך קלקליט מטפלת
- קלקליט מחלצת מהרשיון את מספר הרכב, התוצרת, הדגם ותאריך התוקף, ומתייקת אותו בקלסר 'רכבים'. תאריך התוקף נשמר על המסמך עצמו, וחיווי תוקף צבעוני מסמן בקלסר ובתור אילו רכבים מתקרבים לחידוש. בעסקי רכב אפשר לשייך את הרשיון לרכב מסוים ולסמן אם הוא לשימוש הארגון או למכירה.
דוגמה: צי של שמונה רכבים — במקום לזכור שמונה תאריכים, רואים את כולם בקלסר אחד לפי צבע.תעודת ביטוח רכב
כיסוי שפג הוא כיסוי שאין.- מתי משתמשים
- ביטוח חובה, מקיף או צד ג׳ לרכבי העסק. גם כאן מה שקובע הוא תאריך הסיום — פוליסה שלא חודשה בזמן משאירה את הרכב בלי כיסוי.
- איך קלקליט מטפלת
- קלקליט מזהה את הפוליסה לפי חברת הביטוח ומספר הפוליסה, מחלצת את תקופת הביטוח ומתייקת אותה בקלסר 'ביטוחים' — עם אותו חיווי תוקף צבעוני שמסמן פוליסה שמתקרבת לסופה. גם פוליסות ביטוח כלליות נקלטות לאותו קלסר.
דוגמה: ביטוח חובה שנגמר ב-31 בדצמבר — מסומן בקלסר לפני שהוא הופך לבעיה.מסמך להנה"ח
לא חשבונית, ובכל זאת משלמים.- מתי משתמשים
- ארנונה, מים, ועד בית או תשלומי מוסדות — מסמכים שאינם חשבונית ואינם קבלה, אבל צריך לשלם אותם ולרשום אותם בספרים.
- איך קלקליט מטפלת
- מסמך כזה מסומן בדרך כלל ידנית, דרך שינוי סוג המסמך. מרגע שסומן הוא עובר את המסלול המלא של אישור, תשלום ורישום — בדיוק כמו חשבונית מס — ומתויק בקלסר 'הנהלת חשבונות'.
דוגמה: הודעת חיוב ארנונה דו-חודשית מהעירייה — לא חשבונית, אבל חייבת להיות משולמת ורשומה.מסמך כללי
ניירת ספק בלי מספר ובלי סכום.- מתי משתמשים
- טופס פרטי ספק, אישור ניהול ספרים או אישור על ניכוי מס במקור — מסמכים שמגיעים מהספק ונושאים את שמו, אבל אין בהם מספר מסמך ואין סכום.
- איך קלקליט מטפלת
- קלקליט מזהה מסמך ספק שאין בו מספר מסמך ואין בו סכום, ומתייקת אותו כמסמך כללי לאחר סקירה. אם הסיווג לא מדויק אפשר לשנות אותו בלחיצה מדף הביקורת — והתיקון נשמר, כך שמסמך דומה מאותו ספק יסווג נכון בפעם הבאה.
דוגמה: ספק חדש שולח טופס פרטי ספק לפתיחת כרטיס — הוא נשמר אצלכם במקום להיתקע במייל.
קלקליט מזהה את הסוג, מחלצת את השדות
שם הספק, סכום, מע״מ, תאריך, מספר חשבונית — בלי הקלדה. אתם מעלים את המסמך באיזה ערוץ שנוח לכם, ואנחנו דואגים לשאר.